上外办〔2016〕45号                            签发人：曹德明

关于修订《上海外国语大学国际会议费

管理办法》的通知

各单位：

为加强国内差旅费支出管理，规范差旅费的报销标准与程序，根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50号）要求，按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则，结合国家有关规定和学校实际情况，特修订《上海外国语大学国际会议费管理办法》。经2016年9月26日校长办公会议讨论通过，现予发布，请遵照执行。

特此通知。

附件：《上海外国语大学国际会议费管理办法》

校长办公室           

2016年9月29日        

上海外国语大学校长办公室                          2016年9月29日印发  

附件

上海外国语大学国际会议费管理办法

第一章　  总 则

第一条 为进一步加强国际会议费管理，统一和规范各类国际会议费报销标准和程序，根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发[2016]50号）要求，按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则，结合国家有关规定和学校实际情况，制定本办法。

第二条本办法适用于学校各部处、院（系）、中心（所）（以下简称各部门）举办各类国际会议所发生经费的收支管理。

第三条  各部门举办国际会议，必须根据学校的有关规定办理报批手续。未经批准，各部门不得私自举办各类国际会议。

第四条除特殊情况报经批准外，国际会议工作人员人数控制在会议正式代表人数的10%以内，驻会工作人员不得超过会议工作人员的50%。

第五条国际会议经费的管理应遵循以下原则：

（一）厉行节约，严格开支。会议承办单位应本着“勤俭办外事”的原则，科学、规范、合理地编制和申报国际会议预算，严格控制会议规格，努力压缩会议规模，认真执行各项费用开支标准，力求会风简朴，务实高效。

（二）参照惯例，规范管理。根据国际惯例，不为会议代表配备生活用品，不组织公款游览、参观等。

（三）单独核算，专款专用。国际会议经费应纳入财务统一管理，单独核算。

第二章  预算管理

第六条　各部门举办国际会议的收支应事先纳入年度预算，并根据“谁组织，谁承担”的原则实行分类管理。

（一）学校层面及各部处组织的国际会议，预算纳入学校年度预算统一安排，并归口科研处统一使用与管理。

（二）校内各部门（部处除外）组织的国际会议，会议费预算在各部门的行政管理、教学、科研、学科建设等经费中，由各部门自行统筹安排，并根据对外合作交流处、科研处批准的国际会议计划使用与管理。

（三）各类专项科研项目或课题层面组织国际会议，会议费预算应作为国际学术交流费，在立项部门批准的项目或课题预算中安排，并由课题负责人负责根据对外合作交流处、科研处批准的国际会议计划使用与管理。

第七条各部门在按学校有关规定，向对外合作交流处、科研处申报国际会议举办计划时，应明确国际会议经费来源。对外合作交流处、科研处必须在报经财务处会签意见后，方可上报教育部、上海市有关主管部门办理审批手续。

第八条各部门在上报国际会议计划时应编制国际会议预算（附件一），预算应列明所有可能的会议经费收入。

（一）国家政府机关主办并全额出资，由学校承办的国际会议，其开支范围与标准按国家相关规定编制预算。

（二）除（一）外的由中方全额承担国际会议开支的，应按本办法规定的开支范围与标准编制预算。

（三）凡是由外方提供全部或部分经费的，在其提供经费额度内的开支范围与标准可按外方提供的书面文件编制预算；无书面明确约定的及学校承担的部分，则按本办法的开支范围与标准编制。

第三章　  收入管理

第九条  各部门举办国际会议的收入主要包括：

（一）会议注册费收入，指根据国际惯例，由会议承办单位向参会代表收取的用于会议支出的费用。

（二）国际组织专项资助，指国际组织拨付给会议承办单位的专项经费。会议承办单位应积极向国际组织申请专项资助。

（三）财政拨款，指在无会议注册费收入和国际组织专项资助，或者会议注册费收入和国际组织专项资助不足以弥补会议开支时，利用中央或地方财政拨款安排的对举办国际会议的补助经费。

（四）赞助收入，指境内外机构或部门、企业、个人出于自愿，无偿向国际会议提供资金或物资赞助形成的收入。

（五）其他收入，指召开国际会议时举办展览、展示、广告、旅游中介等收入。

第十条  各部门举办国际会议取得的各项收入，必须统一上缴学校财务处，并纳入会议预算统一管理，单独核算。

第十一条 各部门举办国际会议得到的赞助物资及会议期间购买的办公用品、消耗材料等应严格管理。财产物资的取得、保管、领用要有严格的报批程序，指派专人负责。

第四章  开支范围与标准

第十二条  举办国际会议应按国际惯例办事，不得承担额外的义务，要厉行节约、讲求实效，从严控制经费支出。

第十三条  国际会议的支出项目和标准如下：

（一）场地租金。国际会议正式代表人均开支标准为每天200元（人民币，货币单位下同）。

（二）同声传译设备和办公设备租金。会议正式代表人均开支标准为每天100元。

（三）会议开幕式或闭幕式一次冷餐招待会(酒会)费用。会议正式代表人均开支标准为200元（含酒水及服务费用）。

（四）会议期间工作人员食宿费用开支标准为每人每天450元。

（五）会议期间志愿人员工作午餐费用及误餐补贴。志愿人员仅安排午餐或发放误餐补贴，开支标准为每人每天100元。志愿人员不安排住宿。

（六）同声传译口译定额标准为：使用联合国官方语言的同声传译人员，每人每天5,000元；使用联合国官方语言以外的其他语种同声传译人员，每人每天6,000元。笔译定额标准为每千字200元。

（七）境外同声传译人员国际旅费。只承担同声传译人员乘坐经济舱的国际旅费，据实结算。

（八）交通费。租用车辆安排会议代表往返驻地与会场，租金开支标准为：大巴士（25座以上）每辆每天1500元，中巴士（25座及以下）每辆每天1000元，小轿车（5座及以下）每辆每天800元。如因往返旅程较远或租车时间较长，可按实际用车价格据实报销。

（九）其他会务费用。实行综合定额控制，会议正式代表人均开支标准为每天100元，支出范围包括：办公用品、消耗材料购置费用，会议文件印刷、会议代表及工作人员的制证费用等。其他会务费用各项目之间可以调剂使用，在综合定额控制内据实报销。

（十）会议如有注册费收入，中方可承担国际组织官员及秘书处人员会议期间的食宿费用。

第十四条  会议代表往返国际国内旅费（包括往返机场的交通费）、食宿等费用，原则上由个人承担。如确有需要承担会议特邀代表的国际、国内旅费、食宿费用等，应事先在国际会议计划中单独列出，并经业务分管校领导签字后方可凭据在规定标准内按实列支。

会议代表的参观游览、医疗、个人消费等，由其个人承担。

第十五条  除劳务费及境外国际旅费外，同声传译人员的食宿、交通等各项费用，由个人承担。

第五章  报销管理与监督

第十六条国际会议结束后，承办部门应在3个月内编制会议经费决算表（附件二），报科研处以及校内经费承担部门审核签字后报财务处。编报决算要做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚。

会议经费如有结余，按照经费提供方结余资金管理的有关规定执行。

第十七条会议所有支出的原始票据必须经会议承办部门和校内经费承担部门或项目经费负责人审核签字方能报销。

第十八条 国际会议承办部门要加强对国际会议费的财务管理，严格执行会议预算开支项目、标准及金额，不得擅自改变会议资金用途，不得挪用、截留、侵占会议经费。要建立追踪问效机制，对于违反规定的开支项目和超过开支标准的费用，不予报销。

第十九条  各部门不得使用国际会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与国际会议无关的其他费用。

第二十条  除本办法规定之外的支出标准和报销手续、支出办法等按学校相应的经费管理办法和财务相关规定执行。

第六章  监督问责

第二十一条各二级单位应当加强对本单位国际会议举办活动和经费报销的内控管理，对违反国际会议费管理制度的人员进行严肃处理，自觉接受学校有关部门对国际会议举办活动及相关经费支出的监督检查。

第二十二条违反本办法，有下列行为之一的，依法依规追究相关单位和人员的责任：

（一）预存、套取国际会议费设立“小金库”的；

（二）以虚报国际会议人数、天数等手段骗取国际会议费的；

（三）违规扩大国际会议费开支范围，擅自提高国际会议费开支标准的；

（四）违规报销与国际会议费无关费用的；

（五）其他违反本办法行为的。

有前款所列行为之一的，由财务部门会同有关部门责令改正，涉及违规资金的，予以追回，并视情况予以通报。对直接责任人和相关负责人，学校按规定给予行政处分。涉嫌违法的，移交司法机关处理。

第七章　 附 则

第二十三条本办法相关开支标准根据国家或学校规定，定期进行调整。

第二十四条上海外国语大学附属外国语学校，上海外国语大学教育发展基金会按本办法执行。学校全资或控股企业（含其下属单位）自行制定规定。

第二十五条本办法由财务处负责解释。

第二十六条  本办法经2016年9月26日校长办公会议审议通过。自颁布之日起执行。在此之前发布的相关管理规定与本办法不一致的，按照本办法执行。

附件一：上海外国语大学国际会议费预算表

附件二：上海外国语大学国际会议费决算表

附件一：

上海外国语大学国际会议费预算表

会议名称：

会议举行日期：

会议正式代表人数：人     会议工作人员数：人

经费项目代码：经费项目名称：

1.校内各部门在申请国际会议计划时应如实填列此表。

2.本表的“会议收入”部分，按预计的各项收入来源的金额填列在“预算数”栏目中。

3.本表的“会议支出”部分，“标准”栏目按本办法相关规定或按实际需要的人均标准填列，“预算数”栏目，根据标准和人数计算后填列。

经费承担部门或项目负责人：

会议承办部门或项目负责人：

经办人：附件二：

上海外国语大学国际会议费支出决算表

会议名称：

会议举行日期：

会议正式代表人数：人     会议工作人员数：人

经费项目代码：经费项目名称：

1.校内各部门在报销国际会议支出时应如实填列此表。

2.本表的 “预算数”部分，按申请国际会议时填写的“上海外国语大学国际会议费预算表”中对应的栏目金额填写。本表的“决算数”，按各项收入与支出的实际发生数填列。

经费承担部门或项目负责人：

会议承办部门或项目负责人：

经办人：