上外办〔2017〕2号 签发人：曹德明
关于发布《上海外国语大学科研经费
管理办法（试行）》的通知
各单位：
为进一步规范和加强科研经费管理，提高科研经费使用效益，推动学校科研事业健康持续协调发展，根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50号），以及财政部、教育部、上海市等有关科研经费管理文件的要求，按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则，结合学校实际，特制订《上海外国语大学科研经费管理办法（试行）》。经2017年1月9日校长办公会议讨论通过，现予发布，请遵照执行。
特此通知。
附件：《上海外国语大学科研经费管理办法（试行）》
校长办公室
2017年1月16日
上海外国语大学科研经费管理办法（试行）
第一章 总 则
第一条 为进一步规范和加强科研经费管理，提高科研经费使用效益，推动学校科研事业健康持续协调发展，根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50号），以及财政部、教育部、上海市等有关科研经费管理文件的要求，按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所指科研项目经费是指用于科学研究、科研服务、政策咨询、成果推广等科研活动，在科研处以项目立项形式管理的经费。按不同立项方式与资金来源，科研项目经费分为纵向科研经费、横向科研经费和校内科研经费三大类。
1. 纵向科研经费是指中央和地方政府或机构批准立项的、政府财政拨款直接或间接支持的各类项目经费。
2. 横向科研经费是指以市场委托方式取得，按委托方要求或合同约定进行管理的项目经费。
3. 校内科研经费是指由学校预算安排的项目研究经费。
第二章 管理职责
第三条 学校是科研经费使用和管理的责任主体，实行“统一领导、分类管理、集中核算、责任到人”的管理体制。
第四条 学校作为科研经费使用和管理的责任主体，对科研经费的管理承担法人责任，并负责统一领导全校科研经费管理工作。具体职责包括：
（一）建立健全涵盖学校、二级管理单位、项目负责人的科研经费分级管理体制；
（二）组织协调各部门与院系为科研项目的开展，以及科研经费使用和管理提供必要的支撑服务与条件保障；
（三）制定各类科研经费管理办法，建立健全科研经费管理的内控制度，加强对科研经费的全过程管理；
（四）制定科学合理的科研绩效激励政策，充分保障科研人员的利益和积极性；
（五）组织开展科研经费的绩效考核与监督工作。
上述职责中，凡属于“三重一大”事项的，由校党委常委会或校长办公会审批。
第五条 学校各职能部门根据分工协同、各司其职的原则，在各自职责范围内，具体承担并履行与科研经费管理相关的管理职责：
（一）科研处负责组织起草各类科研项目及经费管理办法与政策；负责组织纵向与横向科研经费项目申报；负责组织校内项目的立项与审批，以及校内科研项目库的建设与维护；会同财务处协助项目负责人编制经费预算；负责审批项目预算及调整申请，审批经费立转户和外拨，审批重大科研经费支出等；负责督促项目负责人及时使用科研经费，并按有关规定及时办理结题结账手续；配合财务、资产、审计、监察等部门做好科研经费使用管理、审计和监督工作。
（二）财务处负责配合科研处制定科研经费管理办法及政策；负责会同科研处协助项目负责人编制科研经费预算并进行复核；负责集中核算各类科研经费；负责各类科研经费支出的审核报销工作；负责审核科研经费决算报表；负责会同科研处完成项目经费的结账工作；负责对科研项目负责人和科研经费管理人员实施与科研经费管理相关的培训。
（三）国有资产管理办公室负责审批用科研经费采购的设备及软件类无形资产支出,并按规定办理资产采购、登记、入账手续。
（四）审计处负责对科研经费的使用和管理进行定期和不定期的审计监督，按国家和学校要求对科研经费的使用和管理进行专项审计。
（五）监察处对科研经费的使用及管理部门的履职情况进行监督检查，受理科研经费使用、管理中涉嫌违规违纪问题的检举。
第六条 院系、研究院/所/中心/基地等是科研活动的二级管理单位，对本单位科研经费使用的合规性、合理性、真实性承担审批和监管责任。各二级单位要合理配置资源，为项目完成提供条件和保障；负责审批本单位项目负责人提出的项目预算调整和经费外拨申请，以及部分支出项目报销申请；负责配合科研处、财务处监督项目预算执行，及时合规、合理使用科研经费，并配合学校对科研项目进行绩效考核。学校把科研经费管理状况纳入二级单位绩效考核范围。
第七条 科研项目负责人是科研经费使用的直接责任人，直接对经费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担相应的经济与法律责任。项目负责人要熟悉并掌握有关财政法律法规和科研经费管理制度，以及委托方对经费使用的具体规定，依法、据实编制科研项目预算和决算。按照批复的预算和合同（任务书）及时使用科研经费，接受上级、委托单位和学校相关部门的监督检查。
第三章 预算管理
第八条 科研经费预算是科研经费收支的基本依据。项目负责人应当按照目标相关性、政策相符性和经济合理性原则，根据项目研究需要和资金开支范围，科学合理、实事求是地编制项目预算，并对直接费用支出的主要用途和测算理由等做出说明。
第九条 科研经费预算的具体内容根据各类科研经费的开支范围确定。各类科研经费具体开支范围，纵向科研经费有相应经费管理办法的，按管理办法的规定执行；项目合同中对经费使用有明确规定的横向科研经费，按项目合同条款执行；其他科研经费按本办法相关规定执行。
第十条 科研经费预算包括直接费用预算与间接费用预算。直接费用是指在项目研究过程中发生的与之直接相关的费用。间接费用是指学校及各二级单位在组织实施项目过程中发生的，无法在直接费用中列支的相关费用，主要用于补偿为项目研究提供的现有仪器设备及房屋、水、电、气、暖消耗等间接成本，有关管理费用，以及激励科研人员的绩效支出等。
第十一条 直接费用具体包括下列八项。项目负责人编制预算时，应按项目研究需要和规定的标准如实编制，并按规定说明各项直接费用的主要用途和测算理由。
（一）资料费：指在项目研究过程中需要支付的图书（包括外文图书）购置费，资料收集、整理、复印、翻拍、翻译费，专用软件购买费，文献检索费等。
（二）数据采集费：指在项目研究过程中发生的调查、访谈、数据购买、数据分析及相应技术服务购买、案例分析资料等支出的费用。
（三）会议费/差旅费/国际合作与交流费：指在项目研究过程中开展学术研讨、咨询交流、考察调研等活动而发生的会议、交通、食宿等费用，以及项目研究人员出国及赴港澳台、外国专家来华及港澳台专家来内地开展学术合作与交流的费用。其中，不超过直接费用20%的，不需要提供预算测算依据。
（四）设备费：指在项目研究过程中购置设备和设备耗材、升级维护现有设备以及租用外单位设备而发生的费用。
项目负责人应当严格控制设备购置费，应该尽可能通过共享、租赁以及对现有设备进行升级等方式，满足科研对设备的需求。
（五）专家咨询费：指在项目研究过程中支付给临时聘请的咨询专家的费用。
专家咨询费预算由项目负责人按照项目研究实际需要编制，支出标准按照国家或学校有关规定执行。
（六）劳务费：指在项目研究过程中支付给参与项目研究的研究生、博士后、访问学者以及项目聘用的研究人员、科研辅助人员等的劳务费用。
项目聘用人员的劳务费开支标准，参照上海市科学研究和技术服务业人员平均工资水平以及在项目研究中承担的工作任务确定，其社会保险补助费用纳入劳务费列支。劳务费预算应根据项目研究实际需要编制。
（七）印刷出版费：指在项目研究过程中支付的打印费、印刷费及阶段性成果出版费等。
（八）其他支出：项目研究过程中发生的除上述费用之外的其他支出，包括按规定应当缴纳的各类税费，应当在编制预算时单独列示，单独核定。
第十二条 科研经费需要转拨协作单位的，应在上述八项直接费用预算中单独列示，并对外协单位资质及与项目相关人员的关联关系、承担的研究任务、外拨资金额度等进行详细说明。项目负责人应对合作（外协）业务的真实性、相关性负责。
第十三条 科研间接费用根据不同类别的科研经费，分别按下列规定编列预算：
（一）各类纵向科研项目，应根据相关管理办法规定的方法与标准，在项目预算申请中足额编列间接费用预算。对于未按规定足额编列或申请间接费用预算的纵向科研项目，科研处与财务处应要求项目负责人重新编制预算。
（二）各类横向科研项目，如果合作协议规定项目直接费用包含科研人员绩效，或者可以列支项目承担人员劳务费或薪酬的，间接费用一般根据项目协议总额的5%编列预算。如果合作协议规定项目直接费用不含科研人员绩效，或者不得列支项目承担人员劳务费或薪酬的，间接费用根据项目协议总额，按下列比例编列间接费用预算：50万元及以下部分为30%；超过50万元至500万元的部分为20%；超过500万元的部分为13%。
（三）校内科研项目不编列间接费用预算。
第十四条 科研经费预算主要由项目负责人编制，科研处和财务处分别从项目管理和经费使用角度为科研经费预算编制提供建议、指导和服务，并按规定严格审核经费预算后方可办理报批或备案手续。
第十五条科研经费预算在立项单位立项或合作协议签订后，不得随意调整。在科研活动实施过程中需要调整经费预算的，根据不同调整内容，分别按下列程序审批或备案后方可调整。
（一）科研项目实施过程中，由于研究内容或者研究计划做出重大调整等原因需要对预算总额进行调整，或者同一项目课题之间资金需要调整的，或者原项目预算未列示外拨资金，需要增列的，由项目负责人提出申请，经科研处及主管科研校领导审批后，纵向科研经费上报项目主管部门审批，横向科研项目取得项目合作方书面批准或同意，经科研处核实备案后通知财务处办理预算调整手续。
（二）设备费、会议费/差旅费/国际合作与交流费、专家咨询费、劳务费预算一般不予调增，如需调减，由项目负责人提出申请，经科研处审批并备案后通知财务处办理预算调整手续。
如有特殊情况确需调增的，由项目负责人提出申请，经科研处及主管科研校领导审批后，纵向科研经费上报项目主管部门审批，横向科研项目取得项目合作方书面批准或同意，经科研处核实备案后通知财务处办理预算调整手续。
（三）资料费、数据采集费、设备费、印刷出版费和其他支出预算可以在项目总预算不变的情况下统筹调剂使用。这些预算的调整，由项目负责人提出申请，经科研处审批并统一备案后通知财务处办理预算调整手续。
（四）间接费用预算一律不得调整。
第四章 收入与立项管理
第十六条 各类直接或间接以学校名义取得的科研经费均为学校收入，应全部纳入学校指定的银行账户和年度预算统一管理。由财务处按项目设专户核算收支，确保专款专用。
第十七条 科研经费到账后，财务处应及时通知科研处，科研处负责通知项目负责人办理科研项目经费立项手续。项目负责人办理立项手续时，纵向项目应提交含有预算的项目批复书（如批复书不含预算，则需提交经学校盖章包含预算的项目申报书）；横向项目应提交项目合同。所有立项项目应填写项目预算细化表，经科研处审核、财务处复核后开立经费项目号并下达相应经费。
第十八条 财务处为每个科研项目办理立项手续时，应从核拨的科研项目经费中直接提取列支间接费用，并分别分配给项目负责人和其所在二级单位。科研项目间接费用的提取列支、分配与使用的具体管理要求，按《上海外国语大学科研项目间接费用管理办法（试行）》的相关规定执行。
第五章 支出与转拨管理
第十九条 科研经费应严格按照项目管理办法或项目批复和合同约定的经费预算、支出范围和标准使用。各项支出应按国家或学校的相关规定，凭内容真实、合法合规、审批手续完备的票据，在规定的标准内按实列支。
第二十条 科研项目中各类直接费用的支出审批主要由项目负责人负责，除本办法第二十一条或学校相关支出管理办法另有规定外，其他科研直接费用支出由项目负责人和经管人审核签字后，即可到财务处办理报销手续。
第二十一条 下列五种情况下的科研经费直接费用报销，除科研项目负责人外，还需经其所在二级单位、职能部门的审批，方可办理报销手续：
（一）项目负责人本人出差发生的差旅费，应经本人所在二级单位分管科研负责人审批；
（二）在开展与科研活动相关的田野考察、数据采集、访谈等科研活动过程中，发生无法取得发票或财政性票据的支出，在确保支出真实性的前提下，由发生支出的当事人书面签字说明具体用途、过程与支出情况，经项目负责人所在二级单位审批同意后报科研处审批；
（三）按批准的预算或协议规定向外单位转拨科研经费，经项目负责人所在二级单位审批同意后报科研处审批；
（四）购置各类科研设备，由科研处审批后到国资办审核，并按学校相关规定办理固定资产入账手续；
（五）单笔科研支出超过1万元的，应按学校大额资金支付审批办法的规定办理相关审批手续。
第二十二条 各类科研经费支出应严格执行国家或学校规定的各类支出标准，并根据勤俭节约的原则，严格控制会议费、差旅费、国际合作与交流费的支出。
第二十三条 劳务费发放额度由项目负责人根据项目实际需求，结合上海市科学研究和技术服务业从业人员平均工资水平，根据其在项目研究中承担的工作任务确定，并严格按规定的开支范围使用。劳务费不得发放给与该项目研究无关的人员。项目研究需要聘用研究人员、科研辅助人员等应执行学校人事管理制度。
专家咨询费不得支付给参与该项目研究及管理的相关工作人员，不得支付给单位。专家咨询费的发放须附发放清单，清单须列明专家姓名、身份证号、单位等相关信息。
劳务费、专家咨询费直接汇入其本人银行卡中，涉及的个人所得税，由财务处按国家相关税法规定代扣代缴。
第二十四条 科研经费一般不得随意向校外单位（含学校附属单位）转拨。确需转拨的各类科研经费，应在项目预算时明确列示，合作内容应在项目申请书或委托合同中有明确规划，项目负责人对合作业务的真实性、相关性、合规性和有效性负直接责任。对外转拨科研经费须经项目负责人所在单位和科研处审批同意后，方可到财务处办理转拨手续。
学校立项的校内科研经费一律不得外拨。
第二十五条 向外单位转拨科研经费，项目负责人应与合作单位签订合作（外协）合同，合同必须明确协作具体工作内容、验收指标、预算额度、负责人、完成时间、相关责任约定，以及转拨经费的额度、拨付方式、开户银行和账号等信息。合同签订和报批按学校相关规定执行，合同签订后到科研处办理具体手续，并提交下列资料：
（一）经费转拨申请、项目任务书（预算书）及合作协议，以及项目负责人和项目组成员与转拨经费接收单位无利益相关性的声明；
（二）合作（外协）单位是公司、企业的，须同时提供收款单位法人营业执照、税务登记证、资质证书等资料复制件；
（三）合作（外协）单位是高校、科研院所、社会团体等公益性组织的，须提供收款单位法人证书、组织机构代码证等资料复制件。
第二十六条 纵向科研经费转拨必须严格按照项目立项批文、计划任务书、预算书中已明确约定的合作单位及金额转拨科研经费，不得随意变更合作单位，不得多拨、少拨或不拨。
经批准的项目预算中明确有外拨经费的，如需变更或新增协作单位及外拨协作经费，经项目委托单位同意，项目负责人需提交协作单位和经费变更申请，并按前述条款办理经费外拨手续。
第二十七条 科研经费在使用时，应按国家与学校有关规定，根据不同支出种类与支出金额，分别采用公务卡、银行转账、转账支票等支付方式，尽可能从严控制现金支付。
第二十八条 在开展科研活动过程中，凡需要签订各类业务或经济合同的业务，应按学校合同管理办法的相关规定办理合同审批与签订手续，并根据合同条款的规定办理付款手续。各院系或科研院所不得使用部门公章对外签订合同。
第二十九条 在开展科研活动过程中，如果需要采购金额较大的设备、软件、教材、服务等，应按国家、学校相关规定办理招投标手续。
第三十条 利用科研经费购置的各类固定资产，以及数据库使用权、版权等无形资产均属国有资产，应按规定办理固定资产或无形资产入账手续。科研项目负责人与所在学院或科研院系，应妥善保管与使用。科研项目负责人在调离本校时，应办理移交手续。
第三十一条 各类科研项目严禁发生下列支出或情况：
（一）严禁以任何方式挪用、侵占、骗取科研经费；
（二）严禁将科研经费用于与科研活动无关的支出，如支付罚款、违约金、滞纳金、赔偿费、捐款、赞助、投资等；
（三）严禁购买与科研项目无关的设备、材料；
（四）严禁编造虚假合同、编制虚假预算；
（五）严禁违规将科研经费转拨、转移到利益相关的单位或个人；
（六）严禁虚构经济业务、使用虚假票据套取科研经费；
（七）严禁在科研经费中报销个人家庭消费支出；
（八）严禁通过编造虚假合同、虚构人员名单等方式虚报冒领劳务费和专家咨询费；
（九）严禁设立“小金库”。
第六章 结转结余及决算管理
第三十二条 科研结转资金是指科研项目在研期间，按规定结转下一财政年度继续使用的科研经费；科研结余资金是指科研项目已完成或项目提前终止，尚未列支的科研经费。
第三十三条 纵向科研经费的结转结余资金，按有关科研资金管理办法或立项部门的规定管理。结转资金一般可结转下一年度继续使用。项目完成任务目标并通过验收后，结余资金按规定在2年内，由学校通过预算安排用于与项目负责人相关的科研活动的直接支出；2年后未使用完的，按规定由立项部门收回。
第三十四条 横向科研经费的结转结余资金，按合作科研合同的有关规定管理。合同没有规定的，结转资金可结转下一年度继续使用，完成结题手续后，结余资金由学校通过预算安排用于与项目负责人相关的科研活动的直接支出。
第三十五条 校内科研经费的结转结余资金，纳入学校预算统一管理。项目在研期间，当年度的结转资金由学校收回，下一年度继续通过预算予以安排。项目完成后的结余资金，由学校统筹安排使用。
第三十六条 各类科研项目终止、撤项及因其他原因无法继续完成的，其对应项目的剩余科研经费，由科研处通知财务处先行冻结，并按照相关管理规定或合同条款处理。
第三十七条除项目委托方或主管部门有明确规定外，项目完成任务目标并通过验收合格的，项目负责人应在六个月内向科研处提交结题审批表、经费决算报表并附财务处审核确认的项目资金收支明细表、委托方（任务下达单位）的验收意见（验收报告或验收结题证书、鉴定证书）等项目结题资料，办理结题有关事宜。
第三十八条 项目负责人应在办理结题手续前全面清理经费（包括转拨部分）收支和应收应付等款项，暂付款应在结账之前全部结清。项目负责人应如实编制经费决算报告，由科研处和财务处分别审定后，根据要求上报并存档。有转拨资金的项目，负责人应汇总编制项目资金决算，并附上由被转拨单位财务部门审核签章后的开支明细账。项目负责人对决算报表的真实性负责。对不符合要求的决算，财务处和科研处有权责令整改。
第三十九条 科研处应在收到项目负责人提交的科研项目结题结账材料后的两周内，负责将已结题应结账项目的相关信息通知财务处，财务处接通知后两周内办理结账手续。对无正当理由逾期六个月未办理结账手续的科研项目，学校有权关闭其科研经费项目账，并收回结余资金。
第七章 监督检查与绩效评价
第四十条 学校及校内各职能部处、二级单位、各科研项目负责人应当自觉并严格遵守国家财政财务制度和财经纪律，规范和加强科研经费管理，自觉接受审计、监察、财政及主管部门的监督检查。
第四十一条 科研处应认真履行对科研经费的监督管理职能，按照科研项目管理的有关规定，督促科研项目负责人规范使用经费，并对科研项目的预算编制、预算调整、资金外拨等情况进行监督检查。
第四十二条 财务处应切实加强对科研经费的日常财务监管，及时发现与防范各类截留、挤占、挪用科研经费的行为。并对科研经费的预算执行、资金使用效益和财务管理等情况进行监督检查。
第四十三条 审计处应充分发挥审计监督作用，建立科研经费审计制度，对科研项目实施抽查审计。探索对重大科研项目开展全过程跟踪审计。
第四十四条 二级单位应对科研经费使用的合规性、合理性、真实性承担监督和检查责任，对本单位项目负责人提出的项目预算调整和经费外拨，以及部分劳务、专家、外拨等部分重大经费支出项目进行监督检查。
第四十五条 根据财政部、教育部等主管部门开展绩效预算管理的要求，学校将逐步建立健全科研项目全过程预算绩效管理机制。以提高科研项目资金使用效益为目标，在开展校内科研项目评审时，对项目申请人设定的绩效目标进行审核，并将审核结果作为核定项目预算的重要参考因素。实施绩效目标执行监控，及时纠正绩效目标执行中的偏差，确保绩效目标如期实现。
第四十六条 项目负责人应自觉接受科研、财务、审计、监察等部门对科研经费预算执行、资金使用等情况的监督检查。对于截留、挤占、挪用科研经费等违规行为，视情节轻重，分别采取通报批评、停止拨款、撤销项目、追回已拨资金、取消项目负责人一定期限内项目申报资格等处理措施，涉嫌违纪违法的移交纪委、司法机关处理。
第八章 附 则
第四十七条 本办法由财务处、科研处负责解释。
第四十八条本办法经2017年1月9日校长办公会议审议通过。自2017年1月1日起执行。在此之前学校发布的相关管理规定与本办法不一致的，按照本办法执行。
上海外国语大学校长办公室 2017年1月16日印发
