《上海外国语大学志(1995-2014年)》资料长编编写要求
发布时间: 2013-06-06 浏览次数: 1126

《上海外国语大学志(1995-2014年)》资料长编编写要求

第一条  资料长编是在校志正式编写之前,将已收集齐备的分散资料,按照校志确定的篇目要求,进行分类、编号、整理、排比、鉴别、筛选而成的系统资料。资料长编电子卡片(简称“资料卡片”)是资料长编进行统一保存和供查阅的具体载体。

第二条 为确保资料长编编写工作的科学性、规范性、统一性,根据上海二轮修志编写规定和行文规范,结合校志编纂工作实际,制定本要求。校志的资料长编编写,应针对学校各部门沿革变化、重大改革措施、重大工程(项目)实施等内容进行资料搜集。

第三条  资料卡片要项应包括:资料代码、资料内容时间、关键词、资料内容标题、资料来源、资料整理者姓名、资料整理时间、资料报送单位、正文等。(请参阅样稿)

(一)资料代码阿拉伯数字表示,用连字符连接,依次表示校志的市级卷号、篇、章、节、目、子目顺序。我校校志在上海市第二轮修志专志志书的现编号为“41”。故41-4-1-1-2-3,表示上外志的第四篇(科学研究)、第一章(科研机构与学术组织)、第一节(重点研究基地)、第二目(由承编单位编辑的内容,如中东研究所条目)、第三个子目内容(由承编单位负责编码,如此子目陈述中东研究所的国家级重大项目)。若该子目可有多项内容,可在编码之后在加一个顺序号,放在()内,即改为41-4-1-1-2-32)。资料代码顺序应按实际最终篇目顺序进行编码梳理。对于各篇章所涉及的“概述”需要编码的,统一用子目“G”代替此位置“章”或者“节”的编号。

(二)资料内容时间指资料内容所反映的事件、情况发生的时间,不是刊发或报道时间。如200012月上海外国语大学中东研究所被教育部批准建立为教育部人文社会科学重点研究基地,记述这一事件的资料长编卡片,其资料内容时间应写作“200012月”。

(三)关键词指能最简便、最全面、最准确反映资料卡片内容的词语,包括主体、客体、事件名称等,关键字的选取应方便编志者自己检索卡片。原则上关键词不超过5个。

(四) 资料内容标题,由编辑者根据具体内容及所属门类拟订,也可使用原标题,但必须做到题文相符,简洁明了。

(五)资料来源标注力求规范、明确。若有文件名、书名、报刊名,均使用书名号《》。

1. 引用文献著作资料。资料来源格式为:作者、书名、出版地、出版单位、出版日期、版次、卷(册)号(期号)、页码。

   2. 引用文书档案资料。引用文件内容资料来源格式为:发文单位、文种、文号、密级、文件标题、发文日期。引用档案内容资料来源格式为:发文单位、文件名称、档案保管单位、档案卷宗号-时间-期限-卷号、页码。

   3. 引用报刊资料。资料来源格式为:作者(身份)、文章标题、报刊名、刊发时间、版次。

   4 .引用网络资料。资料来源格式为:作者(或署名),文章名称,网页地址、日期,属于特定栏目的要注明栏目名。

   5.口碑资料。资料来源格式为:被采访人单位和姓名(身份)、采访主题、采访时间、采访地点、采访人、口碑资料。

6.图片资料。资料来源格式为:图片标题、作者、拍摄时间、地点、图注、图表(照片)。

(六)资料整理者姓名指摘抄整理人的姓名,即制作这张卡片的人员。

(七)资料整理时间指完成制作资料卡片的时间,以最终补充完整的为准。

(八)资料报送单位指资料整理人员所在的学校二级部门名称,如科研处、英语学院。

(九)资料正文指资料具体内容。

   第四条  资料卡片统一使用四号字体,资料卡片要项名称统一使用黑体,要项具体内容统一使用仿宋体。资料卡片以word电子文档方式保存,电子保存名为“资料代码+资料内容标题”。

  第五条  资料卡片以“事”为单位建立,一事一卡,说明一件事情的来龙去脉,因果关系,沿革变化、结果成效。资料长编内容反映事件的,应具备时间、地点、涉及单位(人员)、过程始末等要素;反映事物的,应具备事物构成基本要素。内容选择上要注重概括性、背景性、典型性、统计性资料的合理搭配。

第六条  资料卡片正文内容文字处理的格式

(一)资料卡片正文内容,可对不需要的部分有删节,并在删节处加删节号[……]

(二)资料卡片正文内容中有错字、漏字、内容错误、不符合行文规范用字等问题,需要补充、修正、分析、考证的,可以加括号()注明说明文字。

(三)资料卡片正文内容应不涉及国家设定的,尚在保密期内的秘密内容。

     第七条 资料卡片正文内容所记载的资料长编形式(可参见样稿)

    (一)本校志资料长编正文内容采用汇辑型和纂辑型相结合的形式,主要采用汇辑型。

    (二)汇辑型资料长编正文是辑录属于本篇目的事物资料,单一资料来源,卡片按时间顺序汇辑。整理方式主要是节录、剪裁原始资料,保有资料原始状态。重要文献资料,可全文收入。凡节录、剪裁原始资料,必须保持资料内容的原始面貌,不得随意修改。

    (三)纂辑型资料长编正文是收录经筛选、取舍、归并的资料,形式主要用于对多个来源同类资料的综合加工,或面上情况的综合。为保证内容完整、逻辑关系清晰、时间准确,资料整理者可加括号()用编者语联缀。纂辑型资料必须有两个及两个以上资料来源,并必须说明所综合的资料的分别来源,在“资料来源”中注明。

    (四)对于纂辑型资料长编正文,使用多种资料来源的,应结合各种资料来源样式编辑资料卡片的“资料来源”项。建议前期以汇辑型资料长编为主,对于资料连贯性较强,可以形成整体理解的内容,再由汇辑型向纂辑型转化。

    第八条  资料卡片的归类,应首先按照篇目结构作为大类,其次以时间顺序作为次序,最终按《上海外国语大学校志(1995-2014年)篇目及分工表》确定的目(或子目)为基本单位建立底层文件夹,并最终以章为单位进行归类。

    承编单位在提交志书稿件时,需同时报送资料长编电子版,以确保志书审核质量,资料长编卡片将进入学校档案是与上海市志资料库予以最终保存。

    第九条 作为资料长编所使用的照片要求。

   (一)本轮修志突出照片的收集,以使校志更加美观。综合宏观内容的彩色照片、黑白照片集中于志首,要照顾志书内容的全面性、时代性和地方特色性。分类分项中、微观内容的黑白串文照片分布于正文中,与所随正文内容要吻合。

    (二)所有照片均要有准确精炼的文字说明,包括时间、地点、事物、活动内容,需要说明的人物的位置及当时职务等,并计入资料卡片中。

    (三)不得使用有损害人物形象画面的照片。

    第十条 作为资料长编组成部分的表格要求:

    (一)表格包括统计表和文字表,排在相关正文之后,不要与正文内容脱节。

    (二)统计表格一律采用开敞式(开放式)三线表,不加横栏线和表两侧的“墙线”。文字表采用封闭式(纵、横栏线、“墙线”均有),以保证文字内容的准确框定。

    (三)统计表表式一般包括标题(表题)、表体、说明三个部分,表体包括表头、表项和表框。

    (四) 表格内上下栏目内容相同不书写“同上”字样、不标不规范的“"”符号,仍列具体文字或数据。无统计数据用“”表述,数值为零用“0”表示。统计表的总计栏统一居于表的下端最后一栏(行)或右端最后一栏(列)。

    (五)表格中数字无特殊的,全部采用阿拉伯数字书写。年份表项的年份须加“年”字,如“1992年、1995年”不略写成“19921995”。表格中的数据,如均为整数或均为保留两位小数的以个位数对齐(无须非常精确的,小数可一律四舍五入为两位小数);如既有整数又有小数的采用右对齐。

    (六)对表格内容需要说明的,可在表格左下方抬头空2格写说明:……”