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上海外国语大学合同管理规定

上外办〔2022〕10号

经2016年第一次校长办公会议审议通过后制定（上外办〔2016〕4号），经2018年第十六次校长办公会议审议通过后第一次修订（上外办〔2018〕40号），经2022年第七次校长办公会议审议通过后第二次修订（上外办〔2022〕10号）

第一章  总则

第一条 为规范上海外国语大学（以下简称“学校”）的各类合同行为，加强合同管理，维护学校合法权益，推进依法治校，根据《中华人民共和国民法典》以及有关法律法规，结合学校实际，制定本管理规定。

第二条 本管理规定所称“合同”是指学校与自然人、法人或者其他组织设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议，包括但不限于各种战略合作协议、框架合作协议、合作意向书等形式出现的合意契约。

    人员聘用合同、劳务合同、劳动合同等与学校内部人事管理相关的合同按照人事规定管理，不属于本条规定的合同范畴。

第三条 未经授权，校内任何单位或个人不得以学校名义或学校所属非法人单位名义对外订立、变更或解除合同。任何校内单位或个人不得擅自超越审批、授权范围订立、变更或解除合同。

第四条 学校按照“统一领导、归口管理、分级负责”的原则建立合同管理体系。

学校授权校长办公室履行与学校相关合同的综合管理职责，授权学校各业务主管部门对其职责范围内的合同进行归口管理，并按照合同重要性程度由相应授权机构履行审批职责。

第五条 本规定第二条所指的合同均应依据学校合同管理流程发起审批，按照本规定程序办理完毕后，方可加盖印章。涉密合同及本规定第二条第二款规定的人事类合同除外。

第六条 学校认为必要的，可授权业务主管部门刻制业务合同专用章；业务主管部门认为必要的，可向学校申请刻制业务合同专用章。业务合同专用章需在校长办公室备案登记，专用章的使用应遵守学校印章管理相关规定，由业务主管部门指定专人保管、使用。

第七条 学校聘请法律顾问，负责对学校签订合同的内容提出法律建议，并接受法律事务咨询。学校内设机构可根据需要，聘请法律顾问，联系校内外法律专家参加合同的起草、修改和审核，参与合同的谈判，合同纠纷的调解、仲裁、诉讼等活动。

第二章  合同管理部门

第八条 学校合同事务由合同综合管理部门、合同业务主管部门、合同承办单位依各自权责办理。

第九条 校长办公室作为学校合同综合管理部门，主要职责为：

（一）起草学校合同管理的基本规章制度，指导和监督业务主管部门、承办单位制定和完善合同管理细则；

（二）对重大合同进行合法合规性审查；

（三）指导业务主管部门制定和完善日常业务标准合同文本；

（四）协调、指导业务主管部门、承办单位处理合同纠纷；

（五）为各单位办理合同事务提供咨询服务；

（六）负责业务主管部门合同管理的监督、检查和考核工作。

第十条 合同业务主管部门是指经学校授权，在业务范围内负责合同审批、检查及监督、工作的部门。合同业务主管部门的主要职责如下：

（一）审查、审批承办单位提交的合同文本及附件材料；

（二）核查合同相对方相关资质证明；

（三）拟定日常业务标准合同文本；

（四）根据需要拟定业务范围内合同管理实施细则或工作流程；

（五）处理相关合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼等事项；

（六）负责承办单位合同管理的监督、检查和考核工作。

第十一条 合同承办单位是指对合同签订有实际需求，提请合同审批、负责合同履行的校内单位，是合同管理的直接责任单位；合同业务主管部门可作为承办单位直接承办相关合同。合同承办单位主要职责如下：

（一）具体负责合同谈判、起草工作，负责提供须审查的合同文本、相关材料，并提请审批；

（二）对合同文本和相关材料的真实性、合法性、可行性负责。对合同相对方主体资格、经营范围、委托代理权限、履约能力、资信情况等要件进行核实，审查合同相对方盖有公章的资质证明、委托授权书等，法律法规要求合同相对方订立、履行特定合同应当具备相应资质、许可条件的，合同承办单位应当要求相对方出具相应的资质证明或证明文件并进行核验。对合同的标的、数量、权属情况、履行期限、质量要求等内容进行审核，并落实合同的经费来源。合同涉及房屋、土地使用权等不动产，或者机动车等须登记的资产，或商标、专利、著作权等知识产权类的权属转移或许可使用的，应当要求合同相对方提供相应的权属证明文件；

（三）负责合同的具体履行工作，包括但不限于组织实施，进行验收，跟踪合同进程，收集和保管缔约履约过程性资料等。在缔约或履约中发现问题应及时报告，并积极解决；

（四）定期向合同业务主管部门报送合同基本情况台账，将合同履行情况进行备案；

（五）积极配合业务主管部门处理合同纠纷；

（六）建立合同档案，妥善保管合同审批、签订、履行过程中的内容资料，包括但不限于校内审批文件，授权委托书，往来函件，合同原件，合同附件，补充、变更或解除的协议，验收资料等与合同签订及履行相关的文件，并定期将履行完毕的合同归档并送交档案馆存档。

    合同承办单位主要负责人须对本单位承办的合同负责，遵守本单位及学校关于合同审批、“三重一大”决策机制等相关规定。主要负责人变更的，应做好未履行完毕合同的交接工作。

第十二条 合同承办人，是指合同承办单位具体承担合同协商、拟定、报批和履行等事项的工作人员，是合同管理的直接责任人。

合同承办人在合同协商、签订、履行及纠纷处理过程中发生工作变动的，承办单位应当及时确定新的合同承办人。原承办人与继任者之间应办理合同管理事务的书面交接手续。

合同承办人须依照法律、法规和学校规定，按照所在部门的统一部署和要求开展工作，参与办理合同自最初协商起至履行完毕期间的所有相关事务，对中间出现的任何与合同有关的问题，承办人须及时向本单位负责人报告。

第三章  合同分级分类管理

第十三条 学校根据业务类型对合同进行分类，授权部分内设机构在其业务范围内对合同进行归口管理。合同内容涉及两个或两个以上部门业务范畴的，根据合同性质或主要合同条款内容确定业务主管部门，其他部门为会签部门。

第十四条 合同类别及相应业务主管部门分类如下：

（一）党委办公室负责管理党务条线学校与党政机关、社会团体、境内企事业单位等签订的各类综合性框架合同；

（二）校长办公室负责管理行政条线学校与党政机关、社会团体、境内企事业单位等签订的各类综合性框架合同、法律服务采购类合同；

（三）基础教育管理办公室负责管理基础教育阶段的合作办学合同；

（四）教务处负责管理本科层次的办学合同，包括但不限于境内合作办学、联合培养与交流、本科教学实习实践基地、课程建设等履行日常管理需要签订的合同；

（五）研究生院负责管理研究生层次的办学合同，包括但不限于境内合作办学、联合培养与交流、研究生招生、研究生教学实习实践基地、承接上级考试任务等履行日常管理需要签订的合同；

（六）教材工作处负责管理教材相关事务的合同，包括但不限于教材出版、教材资助、教材建设等履行日常管理需要签订的合同；

（七）科研处负责管理科研相关合同，包括但不限于科研合作合同、科技成果转化合同（科技成果转让、许可使用、作价入股等）、技术合同（技术开发、咨询、研发、服务和培训等）、技术外协合同、技术产品销售合同、专利合同（专利合作、申请、代理等）、科研出版资助合同、科研出版合同等；

（八）人事处负责对外发生的与人事管理相关的合同，包括但不限于招聘、培训培养、劳务派遣公司合同等，内部人事管理合同按照本规定第二条第二款处理；

（九）对外合作交流处负责管理涉外相关合同，包括但不限于中外合作办学、本科生/研究生国（境）外联合培养与交流、出国（境）实习实训、涉外科研合作等合同；

（十）国际文化交流学院（留学生办公室）负责管理来华留学教育相关合同；

（十一）孔子学院工作处负责管理孔子学院设立及协作类相关合同；

（十二）学生处负责管理各类学生组织（不含学生社团）开展学生活动以及学生就业创业实习实践基地等合同；

（十三）校团委负责管理学生会、研究生会、学生社团等学生活动类合同；

（十四）国有资产管理处负责管理学校国有资产管理相关合同，包括但不限于校产管理、国有资产处置、国有资产出租出借、房屋租赁、固定资产采购与维护、货物与服务类政府集中采购及学校集中采购等履行日常管理需要签订的合同；

（十五）基本建设处负责管理学校新建工程和大中型修缮工程相关合同，包括但不限于前期规划类合同（可行性研究报告、方案咨询、项目评估等）、工程类合同（勘察、设计、施工、监理、施工图审查等）、测量类合同（咨询坐标放线、房产面积测量等）、检测与监测类合同、造价咨询类合同等；

（十六）后勤工作管理处负责后勤相关合同，包括但不限于后勤保障类货物采购合同（固定资产除外）、后勤服务合同（车辆租赁、车辆保险、园林绿化、物业、保洁等）、10万元（含）以下的小型修缮项目合同、经营性采购项目合同、食堂承包经营合同等；

（十七）保卫处负责管理与安保、消防、交通等相关合同；

（十八）信息技术中心负责管理网络与信息技术等相关合同；

（十九）图书馆负责管理与图书及数据库等相关合同；

（二十）财务处负责管理资金借贷、财产保险、银校合作等相关合同；

（二十一）审计处负责管理审计类相关合同；

（二十二）继续教育学院负责成人高等学历继续教育类相关合同。

（二十三）非学历教育管理部门负责管理非学历教育类相关合同。

学校可以根据实际情况调整业务主管部门及业务范围，各业务主管部门合同管理的授权范围以学校定期发布的合同业务主管部门及业务授权清单为准。

第十五条 为了贯彻落实校院两级管理体制改革，优化服务流程，精简办事程序，加强内部风险管控，学校对合同实施分级管理，分为重大合同和一般合同，重大合同外的其他合同为一般合同。下列项目合同属于重大合同：

（一）成立或合作设立、合并、分立法人或其他社会组织项目；

（二）成立或合作设立、合并、分立各类研究机构或开展类似重大合作项目；

（三）新增学历教育合作办学项目、中外合作办学项目；

（四）面向社会公众等不特定对象与校外单位合作开展的培训项目；

（五）金额超过120万元的工程采购项目；

（六）金额超过100万元或具有同等价值的其他项目；

（七）未使用标准合同文本，金额超过50万元或具有同等价值的项目；

（八）涉及学校重大权益的其他事项。

第十六条 不属于第十四条所列类别的合同且不属于第十五条规定的重大合同，按照以下分类处理：

（一） 金额不超过20万元的，由承办单位负责管理。

（二） 金额超过20万元的，由校长办公室负责管理。

（三） 经学校内控建设领导小组审议，可调整本条第一款、第二款设置的限额（最高不得超过50万元），或者调整业务主管部门。

第四章  合同的审批与签订   

第十七条 总金额未超过2万元的，可不采用书面形式订立合同，但费率协议、仅约定单价或数量等无法确定具体合同总金额的项目应当签署书面合同。

不签订书面合同的，承办单位应当留存订货单、收货单、验收单、付款单、保修单等凭证，需要通过其他流程办理的，应当经过审批后办理。

第十八条 合同承办单位发起合同审批程序前，应当完成前期论证、项目审批、招标采购等程序。涉及“三重一大”事项的，按照党委常委会议、校长办公会议以及本单位议事规则办理。业务主管部门审查合同流程时，应当核查上述环节。

第十九条 在合同签署前因采购程序需要提前确定合同主要条款的，应采用学校标准合同执行。没有标准合同的，承办单位应当参照本规定的审批程序预先办理合同主要条款内容的审批。

第二十条 一般合同，由业务主管部门主要负责人审批。重大合同由业务主管部门对合同进行业务审查后，提交校长办公室进行法律审查，并提请分管校领导审批，分管领导认为有必要的，提交校长办公会议或党委常委会议审议。

第二十一条 合同一般应以中文书写，合同有多语种版本的，中文版本效力原则上不得低于其他版本。合同承办单位应当保证中外文版本合同内容的一致性。因版本之间翻译不准确、内容不一致或不明确产生歧义导致的纠纷，由承办单位承担相应责任。

第二十二条 各业务主管部门应分类拟定学校标准合同文本，报送校长办公室审核。校长办公室、业务主管部门针对若干类型合同制定标准示范文本，分期分批逐步建立标准合同文本库，定期对各类合同范本的使用情况进行检查，并根据实际使用情况进行修订。

合同承办单位起草合同时，应优先选择学校标准合同文本。尚未制定学校标准合同文本的，有国家、主管部门或行业协会标准文本的，建议采用国家、主管部门或行业协会标准文本。不具备上述两类文本的，业务承办单位应当选择使用适当的合同文本。

第二十三条 合同承办单位应当通过校内信息化系统提请合同审批，完整填写合同审批表，陈述合同签订的背景、必要性、合同相对方资信情况、履约能力、风险防范等内容，并提供相关支撑材料。

第二十四条 合同签订前，合同承办单位和承办人应当对合同相对方的相关资质信息进行核验，并在“全国法院被执行人信息查询系统”、“失信被执行人查询系统”中查验对方的资信情况。如存在被列为失信被执行人或被强制执行且仍未执行完毕的情形，应在送审材料中进行注明。

第二十五条 合同的主要条款应当明确、无歧义。主要条款包括：当事人的姓名/名称、住址/住所地，签约宗旨，合同标的、数量、质量、价款、报酬及其结算方式、收付款银行账户信息，双方的权利义务，合同的履行期限、地点和方式，合同的变更、解除、终止条件，违约责任，法律适用及争议解决方式以及其他必要条款。

第二十六条 合同约定仲裁条款的，应尽可能约定上海仲裁委员会仲裁，仲裁地点在上海，仲裁语言为中文。合同约定诉讼管辖的，应尽可能约定学校所在地法院为管辖法院。

第二十七条 合同应当明确约定各方当事人的通信信息，如联系人及联系电话、通讯地址、电子邮箱、传真等，以便在合同履行和争议解决时及时联络沟通。

第二十八条 合同涉及多个部门的，应当由业务主管部门送交相关部门会签。承办单位、会签部门、业务主管部门之间意见不一致的，应当书面说明，由业务主管部门综合各方意见提出处理措施。

第二十九条 合同流程的处理，原则上接收单位应当在3个工作日内处理完毕，复杂事项应当在5个工作日内处理完毕，办理期限从收到材料的第二日起计算。如需等待其他前置流程的，时间另行计算。

第三十条 法定代表人可直接签署合同，学校授权分管校领导在权限范围内代表学校签署合同。

经学校授权，各单位主要负责人可以在业务范围内代表学校签署合同。一般合同可授权校内其他在编在岗工作人员签署，但应当在合同审批表中注明授权签署人姓名及所在单位，与合同一并提请审批。

第三十一条 所有合同用印应当根据合同审批流程办理，一事一议，禁止未申请用印。

第三十二条 合同落款各方签署的姓名、名称（包括印章印文）应当与合同首部确定的合同当事人保持一致。签署合同时，应当一并签署日期。合同有多页的，应当连续编号并加盖骑缝章。

第五章  合同的履行、变更和解除

第三十三条 学校财务处负责合同履行的收付款工作，具备办理完结的审批流程表单、合同原件或复印件、验收意见等方可办理财务结算。合同审批手续不完备，收付款方式、金额、单价、数量等与合同内容不相符，或存在其他不符合国家和学校财务管理规定的情形，财务处应拒绝收付款。

第三十四条 学校各单位应当按照合同约定，认真履行合同，不得擅自变更或解除合同。如因客观情况发生变化、出现不可抗力或者其他需要变更或者解除合同情形的，业务承办单位应在法律规定或合同约定的范围内负责先行与合同相对方进行协商。     

第三十五条  合同的变更或解除，一律采用书面形式。提交申请时，必须说明变更或解除的理由、变更的内容、与原合同的关系等，办理程序与签订合同的程序一致。

第三十六条 续签合同在提交审批时，需提供续签合同与原合同的关系、条款变化等方面的说明以及原合同文本，办理程序与签订合同的程序一致。

第六章  合同纠纷的处理

第三十七条 合同履行过程中，己方或合同相对方违约的，合同承办单位应当及时向业务主管部门说明出现的问题、拟采取的措施，防止损失扩大。业务主管部门认为事项特别重要或复杂的，可与校长办公室进行沟通，由法律顾问参与解决，并将解决方案报分管校领导批准。

第三十八条 对外享有的债权，合同承办人应定期催收，并保留相关催告文件的备份文件、邮寄详情单及文件送达查询单等证据材料，保证不因时效及相关证据缺陷影响权利行使。

第三十九条 纠纷的解决，应按国家法律法规、合同约定的有关规定妥善处理。能自行协商解决的，应当协商解决并订立书面协议；不能协商解决的，应当确保在诉讼时效内向人民法院提起诉讼，或根据合同约定向仲裁机构申请仲裁。

第四十条 合同承办单位决定提起诉讼或者仲裁的，应当及时与业务主管部门和校长办公室沟通，确定拟办意见后，提请校领导审批。

第四十一条 处理纠纷发生的费用，包括但不限于诉讼或仲裁费用、律师费用、专家咨询费用及调查取证费用等，由合同承办单位承担。

第七章  监督检查与责任追究

第四十二条 学校建立合同管理监督责任制度，将各单位合同签订及履行情况纳入巡察、年度考核、单位负责人经济责任审计范畴。

第四十三条 对有下列违反合同管理规定情形之一的，未给学校造成名誉或经济损失的，对直接责任人或负有领导责任的负责人进行批评教育；如给学校造成名誉或经济损失的，视其情节轻重和造成损失的严重程度分别给予不同的处理或处分，并由其承担相应的赔偿责任；对构成犯罪的，移交司法机关追究其刑事责任：

（一）未经学校批准或者授权，擅自以学校或者学校所属非法人单位名义订立、履行、变更或解除合同的；

（二）委托代理人超越代理权或者代理权终止后仍以学校或学校所属非法人单位名义订立、履行、变更或解除合同的；

（三）合同承办单位未调查对方资信情况、履约能力，未审查对方主体资格等的；

（四）应签订书面合同而未签订的；

（五）丢失或者擅自隐匿、销毁合同、合同附件以及合同履行过程形成的各种函件、单据的；

（六）合同涉及学校秘密，有关人员违反保密义务的；

（七）因疏忽失职超过诉讼时效导致无法提起合同争议解决的；

（八）其他在合同签订、履行等过程中违反法律法规、学校规章制度行为的。

第八章  附则

第四十四条 合同业务主管部门可根据本管理规定并结合业务具体特点，按照《上海外国语大学行政规范性文件制定办法》制定合同管理实施细则，在本部门授权范围内优化办理流程，落实“放管服”要求。实施细则应当提交校长办公室备案。

第四十五条 具有独立法人资格的校办企业、上海外国语大学教育发展基金会、附中、附小等直附属单位，以独立法人名义签署的合同，不适用本规定。

第四十六条 本管理规定由学校授权校长办公室负责解释。

第四十七条 本管理规定自2022年5月1日起执行。原《上海外国

语大学合同管理办法》（上外办〔2018〕40号）同时废止。