上外办〔2019〕10号 签发人：李岩松
关于印发《上海外国语大学学生档案
管理办法（试行）》的通知
各单位：
《上海外国语大学学生档案管理办法（试行）》已经2019年第二次校长办公会议审议通过，现予发布，自2019年4月1日起施行。
特此通知。
附件：上海外国语大学学生档案管理办法（试行）
上海外国语大学
2019年3月28日
附件
上海外国语大学学生档案管理办法（试行）
上外办〔2019〕10号
（经2019年第二次校长办公会议审议通过）
第一章 总则
第一条 为加强学生档案管理工作标准化、规范化、科学化，充分发挥学生档案在学生教育、管理、与就业工作中的作用。根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》以及学校学生管理工作的相关规定，结合我校实际，特制定本办法。
第二条 本办法所称学生，是指注册上海外国语大学学籍的全日制本科生、研究生。
第三条 学生档案管理是指对反映学生个人经历和德、智、体等各方面表现的各种文件材料进行收集、整理和归（建）档，以及学生档案的利用、转递等管理工作。
第四条 学生档案管理实行档案室集中管理，各院（系）和各研究生培养单位分别负责对学生档案工作进行业务指导和检查，其他相关职能部门密切配合的管理制度。
学生档案室（下文中简称“档案室”）具体负责有关规章制度的制订与修订及在校学生档案的保存和利用；各院(系) 和各研究生培养单位按照学校规定对在校学生应归档材料进行收集、鉴定、整理、归档、转递信息收集等工作；学校各有关部门和单位协助做好学生档案材料的收集、归档、转递等工作。
第五条 学校建立专兼职档案管理员队伍，负责学生档案管理工作。学生档案管理人员应认真履行岗位工作职责，学习档案管理法律法规，熟悉档案管理业务，严格遵守档案工作纪律，努力提高档案管理和服务水平。
第二章 学生档案材料归档范围及要求
第六条 学生档案归档范围：
1．入学材料：招收入学的本科生档案材料，一般应包括高中学籍卡、高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表、入团（入党）申请书及志愿书、本科学生入学登记表等材料；招收入学的研究生除入学前原有个人档案材料外，还应有报考攻读硕士学位研究生登记表、报考研究生入学体检表、推荐免试攻读硕士学位研究生登记表等材料。
2．学习材料：各学习阶段主修、选修、辅修的各科类课程学习成绩登记表等材料。
3．学籍材料：各学习阶段退学、结业、肄业、休学、转学、保留入学资格、复学等变更材料。
4．毕业材料：各学习阶段毕业登记表、就业通知书等材料。
5．学位材料：各学习阶段学位申请、授予学位材料。
6．奖励材料：在校期间获得各级表彰奖励的材料，包括获得三好学生、优秀学生干部、优秀团干部、优秀共产党员、优秀团员、优秀毕业生等荣誉称号的登记表、各类奖学金登记表及其他获奖评审证明材料。
7．处分材料：在校期间违反校纪校规，触犯国家法律等形成的各类处分材料。
8．组织材料：入党、入团申请书、志愿书、思想汇报、入党申请人谈话记录、入党积极分子推优表、入党积极分子备案登记表、入党积极分子培养考察登记表、函调证明材料信、政治审查情况报告、转正申请书、党团组织建设上形成的其他材料、参加民主党派的申请书、登记表等材料。
9．国内、国（境）外交流学习材料：国内、国（境）外交流学习申请表，国内、国（境）外交流学习、进修成绩单等材料。
10．体检材料：入学体检表等材料。
11．工作材料：入学前参加工作期间的工资、考核、职务（职称）、劳动合同等材料。
12．其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。
第七条 院（系）、研究生培养单位归档材料要求：
归档材料必须是办理完毕、手续完备的正式有效文件材料。其中，毕业生登记表等材料要有学生本人签字，院（系）、研究生培养单位盖章和填写日期；入党材料，应当加盖组织部门公章；要求同学生本人见面的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等)，应当有学生本人的签字；特殊情况下，学生本人见面后未签字的，应由移交单位说明，个人文字材料应当有本人签字。
归档材料应使用规范的办公用纸，文字须是铅印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。
归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖各院（系）和各研究生培养单位公章。
第三章 学生档案材料移交
第八条 学生档案材料在校内移交要求：
1．新生入学后，入学前材料、入学时产生的材料由所在院（系）和研究生培养单位负责收集，进行初步鉴定、整理密封盖移交单位章后按班级学号顺序向档案室移交。各院（系）、各研究生培养单位移交新生档案时，移交单位应填写《学生档案材料移交登记表》，档案室对照各院（系）、各研究生培养单位提供的新生入学名册，由经办人当面核对清单，经核对无误后履行签字手续。
2．学生在校期间形成的应归档材料，由各院（系）和各研究生培养单位收集、整理、汇总；学生毕业时，材料统一移交到档案室，不得迟交、漏交。
3. 校级以上奖励材料由相关职能部门向档案室移交。
第四章 学生档案的转递
第九条 学生转学、毕业（结业、肄业）、退学、出国或死亡等学籍变动发生后，应当及时办理档案转递手续。
第十条 在校内跨专业、跨院（系）转学的学生，教务处应当定期将学生学籍变更情况汇总后直接书面提交档案室。
转到其他学校学习的学生，有关院（系）、研究生培养单位应及时将学生名单和转递信息移交到档案室，档案室按照规定转递，并向移交单位反馈转递情况。
由其他学校转入我校的学生，有关院（系）、研究生培养单位在收到学生档案后要认真检查验收，经核对无误后将档案移交到档案室并由移交单位将回执寄回对方。
第十一条 毕业生档案的转递，由档案室、各院（系）、各研究生培养单位，密切配合完成。院（系）和研究生培养单位具体负责档案转递信息汇总，档案室在收到转递信息，并确认学生档案材料齐全后，原则上2周内将档案按规定转递，并及时向院（系）和研究生培养单位反馈转递情况。
第十二条 退学、申请自费出国、开除学籍处分的学生名单和档案寄递信息由院（系）和研究生培养单位每个自然年度末提交到档案室，档案室按规定转递。
第十三条 当年未报到入学的新生档案，及学生入学后未向档案室移交新生档案前，学生如果发生退学、转学情况，由院（系）、研究生培养单位转回生源所在地招生部门或原单位。
第十四条 港澳台学生档案及因故失踪、死亡的学生等特殊原因导致档案学生无法转递而滞留的，档案室集中保存、代管。
第五章 学生档案的查阅与使用
第十五条 学生档案一般不予借阅，确因工作需要必须借阅的，应当由借阅单位出具证明，填写《学生档案借阅审批表》，说明借阅理由及归还时间，经各院（系）、各研究生培养单位负责人批准后办理借阅手续。
学生档案借阅时间一般不得超过1周。外借档案归还时，档案管理人员应根据档案目录核对材料，严格履行归还手续，不得擅自转借他人。
第十六条 学校有关部门和有关人员，因工作需要可在档案管理人员在场的情况下查阅学生档案，并按规定予以登记。
校外人员因工作需要查阅学生档案，应当由2人以上持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的，经各院（系）、各研究生培养单位负责人或相关职能部门负责人批准后方可查阅，并按规定予以登记。
第十七条 查阅学生档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。
第十八条 学生不得查阅本人个人档案。确有特殊原因（如毕业联系工作、办理出国手续等）需要复制有关本人档案证明材料，应当由学生本人书面申请，经院（系）、研究生培养单位负责人批准后，由档案管理人员按规定办理。
第六章 学生档案工作的管理和检查
第十九条 档案室、院（系）、研究生培养单位负责人要改进和完善学生档案管理的各项规章制度，加强学生档案管理队伍建设，档案室定期组织业务辅导和培训，不断提高学生档案管理工作水平，推进学生档案管理工作的标准化、规范化和科学化。
第二十条 各院（系）、各研究生培养单位要组织人员对入学前学生档案集中检查、督查落实新生档案整理、在校期间材料收集和毕业生档案材料转递信息收集等工作，及时发现和纠正学生档案管理中存在的问题。
第二十一条 凡有违反有关档案管理规定，有下列行为之一的，学校将对各院（系）、各研究生培养单位负责人或其他直接负责人依照有关规定给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究法律责任。
玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁学生档案的。
违反保密规定，擅自提供、抄录、公布学生档案的。
涂改、伪造学生档案的。
擅自出卖、赠送、交换学生档案的。
不按规定归档，拒绝归档或者将学生档案据为己有的。
其他违反档案法律法规的行为。
第七章 附则
第二十二条 本办法自2019年4月1日起施行。
第二十三条 本办法由校长办公会议授权学生档案室负责解释。
